Apa itu Soft Copy? Apa yang Membuat Berbeda dari Hard Copy?

Kalian pernah nggak sih kesulitan membedakan soft copy dan Hard copy? Kira-kira apa saja perbedaannya? Dan apa yang membedakan keduanya? 

Dalam Artikel ini kita akan mengupas tuntas tentang arti dari soft copy, apa itu soft copy dan beda hard copy dengan soft copy.

Apa itu Soft Copy

Soft copy adalah sebuah file yang bisa kita temukan di dalam sebuah sistem operasi seperti komputer ataupun smartphone. Karena setiap sistem operasi memiliki tools atau aplikasi yang berguna untuk menyimpan atau membuat file soft copy.

Contoh soft copy bisa Anda temukan di dalam sebuah dokumen yang bisa dilihat, dibaca, atau diedit melalui perangkat elektronik seperti komputer, laptop, tablet, atau smartphone. Bentuk soft file dapat berupa dokumen teks seperti word, power point, spreadsheet, gambar, audio, video, dan berbagai format file lainnya.

Soft copy biasanya digunakan untuk menggantikan salinan fisik atau cetakan dari sebuah dokumen, sehingga memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mengirim, berbagi, dan menyimpan dokumen secara elektronik. Soft copy juga memungkinkan pengguna untuk melakukan perubahan atau penyuntingan pada dokumen tanpa harus mencetak ulang atau membuat salinan fisik baru.

Dalam konteks tertentu, soft copy juga dapat merujuk pada salinan elektronik dari buku, majalah, jurnal, atau publikasi lainnya yang biasanya tersedia dalam bentuk cetak. Dalam hal ini, soft copy sering disediakan dalam format file PDF atau e-book yang dapat diunduh dan dibaca melalui perangkat elektronik.

Perbedaan Soft Copy dan Hard Copy

Perbedaan utama antara soft copy dan hard copy adalah sebagai berikut:

1. Bentuk Fisik

Hard copy adalah salinan fisik atau cetakan dari suatu dokumen yang dapat dilihat dan disentuh. Ini mencakup dokumen yang dicetak pada kertas, seperti dokumen, surat, foto, atau grafik yang dapat Anda pegang dalam tangan. Soft copy, di sisi lain, adalah versi digital atau elektronik dari dokumen yang dapat dilihat di layar perangkat elektronik.

2. Media Penyimpanan

Hard copy biasanya tersimpan dalam bentuk kertas atau media fisik lainnya, seperti film, foto cetak, atau disk optik (seperti CD atau DVD). Soft copy, di sisi lain, tersimpan dalam bentuk file elektronik yang dapat disimpan di perangkat komputer, server, perangkat penyimpanan eksternal (seperti USB drive atau hard drive eksternal), atau di cloud.

3. Pengeditan dan Manipulasi

Hard copy biasanya sulit untuk di edit atau dimanipulasi. Jika Anda ingin mengubah isi atau tampilan dokumen hard copy, Anda perlu membuat perubahan langsung pada salinan fisiknya atau membuat salinan baru. Soft copy, di sisi lain, dapat diedit dan dimanipulasi dengan mudah menggunakan perangkat lunak pengolah kata, editor gambar, atau program lainnya. Anda dapat memperbarui, mengubah, atau menyunting soft copy tanpa perlu mencetak ulang atau membuat salinan baru.

4. Distribusi dan Berbagi

Hard copy memerlukan pengiriman fisik melalui surat, pengiriman kurir, atau pengiriman langsung. Ini bisa memakan waktu dan biaya untuk mengirim salinan fisik dari suatu dokumen. Soft copy, di sisi lain, dapat dengan mudah dikirimkan melalui email, berbagi file online, atau diunggah ke platform berbagi dokumen. Ini memungkinkan pengiriman dan berbagi dokumen secara cepat, mudah, dan biaya efektif.

5. Pengarsipan dan Penyimpanan

Hard copy seringkali membutuhkan ruang fisik untuk disimpan dan diarsipkan. Anda mungkin perlu rak, lemari arsip, atau penyimpanan fisik lainnya untuk menyimpan salinan fisik dokumen. Soft copy, di sisi lain, membutuhkan ruang penyimpanan digital yang jauh lebih kecil. File elektronik dapat disimpan dalam perangkat penyimpanan atau di cloud tanpa memerlukan ruang fisik yang signifikan.

6. Ketahanan dan Kerusakan

Hard copy rentan terhadap kerusakan fisik seperti robek, basah, atau terbakar. Mereka juga dapat hilang atau dicuri. Soft copy, di sisi lain, memiliki keberlanjutan yang lebih tinggi karena dapat disimpan sebagai cadangan di berbagai perangkat penyimpanan atau di cloud. Meskipun file elektronik dapat terhapus atau rusak, dengan tindakan pencegahan yang tepat, soft copy dapat diandalkan untuk jangka waktu yang lebih lama.

Kedua soft copy dan hard copy memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing. Pilihan tergantung pada kebutuhan dan preferensi Anda, serta konteks penggunaannya.

Jenis-jenis Soft Copy

Berikut adalah beberapa jenis soft copy umum yang sering digunakan:

1. Dokumen Teks

Soft copy dokumen teks adalah salinan digital dari dokumen seperti surat, laporan, artikel, atau manuskrip. Contoh format file yang umum digunakan adalah DOC (Microsoft Word), PDF (Portable Document Format), atau TXT (Plain Text).

2. Presentasi

Soft copy presentasi digunakan untuk membuat, menyimpan, dan berbagi presentasi multimedia seperti PowerPoint (PPT/PPTX), Keynote (Apple), atau Google Slides. Ini memungkinkan pengguna untuk membuat slide dengan teks, gambar, grafik, dan elemen multimedia lainnya.

3. Spreadsheet

Soft copy spreadsheet memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengelola data dalam format tabel dan rumus. Contoh format file yang umum adalah Excel (XLS/XLSX), Google Sheets, atau CSV (Comma-Separated Values).

4. Gambar

Soft copy gambar mencakup berbagai format file gambar seperti JPEG, PNG, GIF, atau TIFF. Ini termasuk foto digital, ilustrasi, logo, atau grafik yang dapat diedit atau dilihat melalui perangkat lunak pengolah gambar seperti Photoshop, Illustrator, atau GIMP.

5. Audio

Soft copy audio adalah file suara dalam format digital seperti MP3, WAV, atau FLAC. Ini mencakup lagu, podcast, atau rekaman suara lainnya yang dapat didengarkan melalui pemutar audio digital atau perangkat lunak pemutar media.

6. Video

Soft copy video adalah file yang berisi rekaman visual dan audio dalam format digital seperti MP4, AVI, atau MOV. Ini mencakup film, video klip, atau rekaman video lainnya yang dapat ditonton melalui pemutar media atau perangkat lunak pemutar video.

7. E-book

Soft copy e-book adalah salinan digital dari buku yang dapat dibaca melalui perangkat elektronik seperti e-reader, tablet, atau komputer. E-book biasanya tersedia dalam format file seperti EPUB, PDF, atau MOBI, dan dapat mencakup buku fiksi, buku nonfiksi, atau materi pembelajaran.

8. Dokumen berformat khusus

Selain jenis-jenis di atas, ada juga soft copy dokumen berformat khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan tertentu. Contohnya adalah CAD (Computer-Aided Design) file untuk desain teknik, file proyeksi film digital DCP (Digital Cinema Package), file musik MIDI (Musical Instrument Digital Interface), atau file kode sumber untuk pengembangan perangkat lunak.

Perlu dicatat bahwa jenis-jenis soft copy ini hanya beberapa contoh umum, dan ada banyak format file lainnya yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen dan konten digital.

Kesimpulan

Dalam dunia digital saat ini, soft copy menjadi semakin penting sebagai alternatif yang efisien dan praktis untuk hard copy. Soft copy menyediakan kemudahan akses, efisiensi penyimpanan, kemudahan berbagi, dan editabilitas yang memudahkan pekerjaan dan kolaborasi. Dengan kemampuannya untuk menyimpan ribuan dokumen dalam ruang penyimpanan yang terbatas, soft copy telah menjadi bagian tak terpisahkan dari kehidupan kita. Namun, penting untuk mempertimbangkan perlindungan data dan keamanan saat menggunakan dan berbagi soft copy.